bg bg bg

9 เคล็ดลับในการเลือกซื้อและขึ้นระบบ ERP

blog

9 เคล็ดลับในการเลือกซื้อและขึ้นระบบ ERP

แน่นอนว่า ERP หรือระบบบริหารทรัพยากรขององค์กร ถือว่าเป็นการลงทุนอย่างหนึ่งสำหรับธุรกิจ เพราะไม่ใช่แค่ค่า license ที่ต้องจ่าย แต่ยังมีค่าใช้จ่ายสำหรับการบริการ และค่าบำรุงรักษารายปี (สำหรับซอฟต์แวร์ที่ขายแบบขายขาด) อีกทั้งทีมงานที่ช่วยกันต้องผลักดันให้ใช้ และไหนจะต้องส่งไปอบรมการใช้งานอีกซึ่งหากเราเลือกใช้ ERP ได้ถูก และมีขั้นตอนการขึ้นระบบอย่างเหมาะสม องค์กรของเราก็จะได้รับผลลัพธ์ตามที่ผู้ขายสัญญาไว้ ทั้งในเรื่องของการทำงานที่ไม่ซ้ำซ้อน ลดเวลาและความผิดพลาด และแน่นอน ผลกำไรที่เพิ่มขึ้นในระยะยาว แต่ก้าวแรกสู่ความสำเร็จนั้น ขึ้นอยู่กับการเลือกระบบ ERP ให้เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ เพราะถ้าเลือกผิด ธุรกิจของคุณก็อาจจะไม่ไปถึงผลที่คาดไว้ ไม่ว่าจะเป็นระยะยาว หรือระยะสั้นก็ตามเพราะฉะนั้น มาดูกันดีกว่าว่าผู้เชี่ยวชาญทั้งหลายจะมีคำแนะนำเราเกี่ยวกับการเลือก ERP ว่าอย่างไรกันบ้าง?

1.ต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้จัดการระดับสูง
Daniele Fresca ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดของ IQMS ผู้ให้บริการโซลูชั่น ERP สำหรับธุรกิจอุตสาหกรรม กล่าวว่า บริษัทที่มีแนวโน้มที่จะประสบกับความยุ่งยากในการใช้งาน ERP มากที่สุด ก็คือบริษัทที่ผู้บริหารไม่ได้มีส่วนร่วมกับพนักงานในการชี้แนะหรือลีดโปรเจ็คการขึ้นระบบ ทำให้พนักงานในระดับล่างมักจะไม่ทุ่มเทหรือตั้งใจเท่าที่ควร แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าผู้บริหารต้องเข้าใจทุกรายละเอียด ขอแค่ต้องติดตามงาน และตระหนักถึงปัญหาที่ทำให้เกิดความล่าช้าเป็นระยะๆก็พอ“บ่อยครั้งที่ผู้คนเลือกระบบ ERP จากปัจจัยต่างๆเช่นราคา การใช้งานที่ง่ายและฉับไว” Fresca กล่าว “แต่จริงๆแล้วคุณควรค้นหาโซลูชันของระบบ ERP ที่เหมาะกับรูปแบบอุตสาหกรรมของคุณโดยเฉพาะ ที่มีเครื่องมือและคุณสมบัติที่ออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการทางธุรกิจของคุณและผลประโยชน์ระยะยาว”

2.จัดทำรายการความต้องการให้ชัดเจนก่อนเริ่มมองหาผู้ขาย ERP
Ed Talerico ผู้อำนวยการฝ่ายยุทธศาสตร์อุตสาหกรรมและโซลูชั่นของ Infor กล่าวว่า “คุณควรเริ่มต้นด้วยการระบุขั้นตอนการทำงานภายใน และความต้องการขององค์กรของคุณให้ชัดเจนเสียก่อน ซึ่งนั่นจะทำให้ vendor ที่เข้ามาคุยด้วยสามารถทำใบเสนอราคามาได้ถูกต้อง ละเอียด และได้ราคาที่ใช่ที่สุด ไม่ต้องเสียเวลาหลายรอบ”

3. ควรใช้งานผ่านมือถือได้
“เนื่องจากเทรนด์ในการทำงานนอกสถานที่ และนโยบาย “BYOD – Bring your own device” (คือให้เอามือถือหรือคอมพิวเตอร์ของตนเองมาทำงาน) ได้รับความนิยมมากขึ้น การจะเข้าถึงข้อมูลใน ERP ผ่านเครื่องเดสก์ท็อปอย่างเดียวนั้นคงไม่เพียงพอ” Ilan Paretsky รองประธานฝ่ายการตลาดของ Ericom Software ผู้ให้บริการโซลูชั่นการเข้าถึงระบบเสมือนจริง กล่าว “เราควรเลือกโซลูชัน ERP ที่ ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานผ่านสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ในเวลาเดียวกันก็ต้องมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่สำคัญนั้น จะต้องปลอดภัยเช่นกัน”

4. คัดเลือก และประเมินตัวเลือก ERP ในตลาดอย่างรอบคอบก่อนที่จะเลือกซื้อ
Tom Brennan รองประธานฝ่ายการตลาดของเว็บไซต์ FinancialForce.com ผู้ให้บริการโซลูชั่น ERP แบบคลาวด์กล่าวว่า “หากเราไม่ให้ความสำคัญกับการคัดสรรตัวเลือก ERP แต่ละรายในตลาดให้ดี ก็จะทำให้ขั้นตอนการขึ้นระบบ ERP นั้นๆ ไม่มีประสิทธิภาพไปด้วย เพราะหากไม่มีการจำกัดความของความต้องการที่ชัดเจน ก็อาจนำไปสู่การเลือกเจ้า ที่ไม่เหมาะสม”

นอกจากนี้ การที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักขององค์กร ไม่ได้มีส่วนร่วมหรือรับทราบข้อมูลระหว่างการเลือกสรรซอฟต์แวร์ อาจทำให้ระบบนั้นๆไม่ได้รับการยอมรับจากผู้ทำงานจริง ซึ่งยิ่งทำเรื่องนี้ช้าลงเท่าไหร่ ก็จะทำให้ความสำเร็จเลื่อนออกไปนานเท่านั้น เวลาที่องค์กรจะได้ประโยชน์จากการมี ERP เข้ามาช่วยก็จะล่าช้าขึ้นตามลำดับ“อีกประเด็นสำคัญ ที่หลายองค์กรทำพลาดในระหว่างขั้นตอนการคัดเลือกระบบ ERP คือการถามเรื่องรายงานและตัวชี้วัดที่จะได้” Tiffani Murray ที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยีทรัพยากรบุคคล แนะให้เรา ถามถึงฟีเจอร์รายงานที่มาพร้อมกับตัวโปรแกรม ว่ารายงาน หรือตัวชี้วัดที่อยาก นั้นรวมอยู่แล้วในแพกเกจหรือยัง หรือต้องมีค่าใช้จ่ายในการจ้างเขียนเพิ่มเติม “ข้อมูลเหล่านี้ควรที่จะถามให้แน่ชัดตั้งแต่ช่วงกระบวนการคัดเลือก ไม่ใช่หลังจากที่คุณได้เซ็นต์สัญญาซื้อเป็นเวลาหลายปีแล้ว ”นอกจากนี้ อย่าลืมสำรวจว่า ERP ตัวนั้นๆ สามารถทำการเชื่อมต่อหรือทำงานร่วมกันกับระบบเดิมที่มีอยู่แล้วได้มากน้อยเพียงใด
ซึ่งหากไม่เชื่อมกับใครเลย ก็จะกลายเป็นซอฟต์แวร์อีกตัวที่ซื้อมาแพงๆ แล้วไม่เกิดประโยชน์อะไร“สุดท้ายหากความต้องการขององค์กรคุณนั้นค่อนข้างจะเฉพาะเจาะจงเอามากๆ คุณควรจะมองหาผู้ขายที่เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมของคุณเพราะมักจะมีโซลูชั่นที่เหมาะสมอยู่แล้ว ไม่ต้องเขียนเพิ่ม” Jim Shepherd หัวหน้าเจ้าหน้าที่กลยุทธ์ของ Plex ผู้ให้บริการ ERP สำหรับอุตสาหรรมผลิตแนะนำ

5. หาลูกค้าอ้างอิง
“สิ่งแรกและสำคัญที่สุดเมื่อซื้อ ERP โซลูชั่นคือ ให้ถามหาลูกค้ารายอื่นๆว่ามีใครที่ใช้บริการอยู่บ้าง อย่างน้อยๆ 3 ราย ที่พิสูจน์ได้ว่าขึ้นระบบสำเร็จ และมีความพึงพอใจ” Reuben Yonatan ผู้ก่อตั้ง GetVoIP.com กล่าว

6. คิดให้ดีก่อนที่จะจ้างเขียนเพิ่ม
Steve Bittner รองประธาน Unanet ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์บริหารโครงการ กล่าวว่า “คุณควรพิจารณาขอบเขตงานที่ต้องเขียนและจ่ายเพิ่ม เพื่อแค่ให้ใช้งานตามที่ต้องการได้ ระบบที่มีการจ้างเขียนเอาไว้มากๆ จะทำให้ค่าใช้จ่ายสูงขึ้น และไม่ใช่เฉพาะในการซื้อครั้งแรก แต่รวมถึงตอนอัพเกรดไปเวอร์ชั่นใหม่อีกด้วย” การจ้างเขียน ERP เพิ่มนั้นจะทำให้ขั้นตอนการวางระบบนั้นนานขึ้นอีก และแน่นอนว่าในช่วงแรกๆ ระบบอาจไม่เสถียรซักเท่าไหร่ เพราะยังต้องมีการทดสอบระบบให้เรียบร้อย“ความจริงแล้ว ชั้นตอนการทำงานพื้นฐานของทุกบริษัทโดยทั่วไปก็จะเหมือนๆ กัน เช่น การออกใบแจ้งหนี้ รับชำระเงิน จัดซื้อทั่วไป” Greg Palesano รองประธานบริหารของ Applications Services บริษัท HCL Technologies ซึ่งเป็น บริษัท ด้านบริการไอทีระดับโลกกล่าว “ซึ่งนี่คือเหตุผลที่ ERP ถูกสร้างขึ้นมาตั้งแต่แรก เพื่อที่ทุกบริษัท ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจอะไร ก็จะได้สามารถใช้ประโยชน์จากระบบมาตรฐาน ที่ถูกสร้างเป็นและได้รับการทดสอบการใช้งานแล้วจากบริษัทอื่น ๆ อีกมากมาย”“ถ้าองค์กรไหนยืนยันว่ายังไงก็ต้องมีงานจ้างเขียนเพิ่ม ก็ต้องขอให้พิสูจน์ให้ชัดเจนว่าขาดฟังก์ชั่นนี้ไม่ได้จริงๆ เพราะค่าใช้จ่ายของการเขียนเพิ่มนี้ ไม่ใช่เพียงแค่การเขียนและการทดสอบโค้ดสำหรับการใช้งานครั้งแรกเท่านั้น แต่ยังรวมถึงต้นทุนในการได้รับการบริการหลังการขายระยะยาว และการอัพเกรดเวอร์ชั่น ที่จะต้องมีการทำบนโค้ดเฉพาะธุรกิจนั้นๆ ทุกครั้งไป” Greg เห็นว่าการจ้างเขียน ERP เพิ่มควรจะเป็นหนทางสุดท้ายจริงๆ

7. เตรียมการจัดการการเปลี่ยนแปลงให้พร้อม
Matt Thompson รองประธานฝ่ายบริการของ EstesGroup ซึ่งเป็นผู้ให้บริการโซลูชั่นเทคโนโลยีและบริการที่มีการบริหารจัดการด้าน ERP กล่าวว่า “การจัดการเปลี่ยนแปลงองค์กรเป็นปัจจัยสำคัญต่อความสำเร็จในโครงการของคุณ ERP จะช่วยให้องค์กรมีการเปลี่ยนแปลง ซึ่งอาจรวมถึงการเปลี่ยนแปลงระบบและรายละเอียดในการทำงานรายวัน ผลกระทบเหล่านี้ส่งผลต่อวัฒนธรรมของบริษัทของคุณและถ้าปราศจากนโยบายควบคุม แผนการสื่อสาร และแผนการฝึกอบรมที่รอบคอบ ระบบ ERP จะกลายเป็นปัจจัยที่สร้างอุปสรรคในการดำเนินงานต่างๆได้”

8. แต่งตั้งผู้เชี่ยวชาญการใช้งาน หรือ “product champion” ภายในองค์กร
“อย่าพึ่งพาผู้จัดการโครงการที่ได้รับการแต่งตั้งเพียงคนเดียวในทีม” Morris Tabush หัวหน้า TabushGroup ผู้ให้บริการด้านไอที กล่าว “จงเลือกคนในองค์กรของคุณที่รู้เกี่ยวกับการจัดการระบบซอฟต์แวร์ เพื่อทำหน้าที่เป็นผู้จัดการโครงการ ซึ่งบุคคลนี้จะเป็นผู้รับผิดชอบในการรวบรวมความต้องการของผู้ใช้งานทั้งหมด เรียนรู้ระบบอย่างละเอียด ทำงานร่วมกันกับผู้ขาย ตอนเตรียมข้อมูลเพื่อขึ้นระบบใหม่ และทำหน้าที่เป็นผู้ติดต่อหลัก แทนพนักงานทุกคนภายในองค์กร”

9. กำหนดเวลาและทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการฝึกอบรมระบบ ERP
Joel Schneider ผู้ร่วมก่อตั้ง บริษัท Liberty Technology Advisors ซึ่งเป็น บริษัท ที่ปรึกษาด้านไอทีที่เชี่ยวชาญด้าน ERP กล่าวว่า “การเรียนรู้ขั้นตอนการทำงานใหม่ เป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาสำหรับทุกคนในองค์กร เพราะฉะนั้น ทีมที่อยู่ในโปรเจ็คการขึ้นระบบนี้ จะต้องพยายามทำงานเชิงรุก เพื่อลดภาระของพนักงานทุกคน” คุณต้องหาให้เจอว่าแต่ละฝ่ายงานมีความต้องการในการเฉพาะในการใช้งานเรื่องอะไรบ้าง และคุณต้องให้เวลาที่เพียงพอในการพัฒนาและการฝึกอบรม”

ทั้งนี้ การฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด อาจไม่ได้มาจากฝ่ายผู้ขายเพียงอย่างเดียว แต่พนักงานภายในองค์กรที่เป็นผู้เชี่ยวชาญในแต่ละแผนก ควรจะได้รับโอกาสในการเป็นผู้นำและเป็นที่ปรึกษาของเพื่อนในทีมต่อไปด้วย ซึ่งทั้งหมดนี้จะทำให้การขึ้นระบบ ERP ตัวใหม่ ประสบความสำเร็จได้เร็วยิ่งขึ้น

https://www.cio.com/article/2458889/enterprise-resource-planning/enterprise-resource-planning-9-tips-for-selecting-and-implementing-an-erp-system.html

X
X