จะซื้อ ERP ต้องเข้าใจ “บริการวางระบบ”

          ระบบ ERP เป็นผลิตภัณฑ์ที่ไม่ใช่ว่าซื้อมาแล้วใช้งานได้เลยเหมือนแอพพลิเคชั่นตัวเล็กอื่นๆ เนื่องจากมีหลายโมดูลข้างใน และแต่ละโมดูลก็มีความเกี่ยวโยงกัน ทำให้การเริ่มต้นใช้งานนั้น ต้องมีลำดับขั้นตอนเฉพาะ ที่ทาง Vendor หรือผู้ขาย ERP นั้นจะต้องแนะนำก่อนเริ่มใช้งานจริง ซึ่งเรียกว่า การวางระบบหรือขึ้นระบบ (Implementation) นั่นเอง 
บริการวางระบบนี้ ส่วนใหญ่แล้วจะเป็นบริการที่ไม่ได้บังคับซื้อ ยกเว้นในกรณีที่เป็นธุรกิจยากจริงๆ แต่ก็ถือว่ามีความสำคัญมากต่อความสำเร็จในการนำระบบใหม่ไปใช้ ขั้นตอนและเนื้อหาในการให้บริการส่วนใหญ่แล้ว จะประกอบไปด้วย

  1. การแบ่งบทบาทการทำงานในฝั่งลูกค้า หรือฝั่ง vendor ว่าใครจะเป็นคนเตรียมข้อมูลส่วนไหน แล้วจะให้ส่งอะไรมาให้เมื่อไหร่
  2. การเตรียมเท็มเพลตข้อมูลหลัก (Master data) ที่จะต้องนำเข้าในระบบใหม่ ในกรณีที่จะย้ายจากฐานข้อมูลที่ใช้อยู่เดิม โดยทาง vendor จะมีเท็มเพลตให้อยู่แล้ว และจะให้ลูกค้าเป็นฝ่ายใส่ข้อมูลมาให้ เป็นขั้นตอนที่สำคัญ เพราะหากใส่ข้อมูลที่จะใช้เพื่อตั้งต้นการใช้งานผิดพลาด การบันทึกต่อๆ ไปเมื่อเริ่มใช้งานจริง ก็จะผิดพลาดต่อเนื่องกันไปด้วย
  3. การตั้งค่าระบบต่างๆ เช่น ผู้ใช้งานและสิทธิการเข้าถึงข้อมูล ภาษี ฟอร์ม หน้างบ วิธีคิดต้นทุน วิธีคิดค่าเสื่อมของแต่ละองค์กร เป็นต้น
  4. ปรับแต่งโปรแกรมเพิ่มเติม (Customization) ตามความต้องการลูกค้า หากมี โดยขั้นตอนนี้จะมีโปรแกรมเมอร์เข้ามาเกี่ยวข้อง อาจใช้เวลาแล้วแต่ระดับความยากง่ายของความต้องการ
  5. แต่งฟอร์มเอกสาร ให้มีลักษณะหน้าตาตามที่แต่ละองค์กรใช้จริงและทดสอบการพิมพ์
  6. สอนการใช้งาน (Training) ให้ผู้ใช้งานคุ้นเคยและเข้าใจวิธี/คอนเซ็ปต์การทำงานของโปรแกรม
  7. นำเข้าข้อมูลหลัก (Master data) ที่ลูกค้าเตรียมและตรวจสอบเรียบร้อย ทดสอบการใช้งาน
  8. Go live หรือเริ่มใช้ระบบจริง โดยอาจจะมีทีมงานประกบช่วยดูให้ทำงานได้เรียบร้อย ไม่มีปัญหา

บริการวางระบบจะประกอบด้วย วันที่ทีมงานจะไปทำงาน ณ สถานที่ของลูกค้า หรือที่เรียกกันว่าon-site service และการทำงานหลังบ้าน คือกลับมาเตรียมงานให้ลูกค้าที่ออฟฟิศ ซึ่งราคาของโปรเจ็ควางระบบนั้น ขึ้นอยู่กับจำนวนที่จะใช้ตรงนี้นั่นเอง หากเป็นธุรกิจที่มีความซับซ้อน หรือมีระบบงานที่เฉพาะตัวมากๆ ไม่เหมือนที่อื่น ก็ต้องใช้วันบริการที่มากขึ้นตามลำดับ

หากมีการปรับแต่งโปรแกรมเพิ่มเติม (Customization) ก็จะมีผลทำให้โปรเจ็คยาวนานและราคาสูงขึ้น เพราะมีขั้นตอนต่างๆ ดังนี้ เพิ่มเข้ามา: เก็บสเป็คงานหรือความต้องการและสอบทานยืนยันกัน โปรแกรมเมอร์เขียนงาน ทดสอบงาน แก้บัคหรือข้อผิดพลาด ทำคู่มือ และส่งมอบให้ลูกค้า​

ทีมงานวางระบบของ MAC-5 นั้น ให้ความสำคัญมากถึงมากที่สุดในขบวนการทำงานที่เป็นระบบ มีเอกสารยืนยันการตัดสินใจในทุกขั้นตอนของลูกค้า
ทำให้ต่องานกันได้ แม้จะมีการเปลี่ยนแปลงบุคลากรในฝั่งลูกค้า
และมีองค์ความรู้ด้านบัญชีและต้นทุนที่แน่น สามารถแนะนำลูกค้าได้อย่างมืออาชีพ
อีกทั้งเรายังมีสื่อการสอนการใช้งานทางออนไลน์เพิ่มเข้ามาให้อีกด้วย ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเรียนรู้การใช้งานด้วยตนเองทีหลังได้อีกด้วย

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ “บริการวางระบบ” ของ MAC-5 ที่นี่

Related Post
X
X