บอกเล่าปัญหาที่ผู้เชี่ยวชาญการวางระบบ การขึ้นงาน ฝ่ายบริการของ Software ต้องเจอเป็นประจำ พร้อมข้อคิดที่อยากนำมาเป็นประเด็นท่านสำรวจองค์กรตัวเอง

ปัญหาที่ผู้เชี่ยวชาญการวางระบบ การขึ้นงาน ฝ่ายบริการของ Software ต้องเจอเป็นประจำ  แล้วมีข้อคิดที่อยากนำมาเป็นประเด็นท่านสำรวจองค์กรตัวเอง

เริ่มง่ายๆ ที่ฐานข้อมูล set up เกี่ยวกับ ลูกค้า และสินค้า ซึ่งเป็นปัจจัยในการทำเงิน และเป็นต้นทุนสำคัญขององค์กร  เหตุการต่อไปนี้ จะเกิดขึ้นกับทุกองค์กร ไม่ว่าจะใช้ Software บัญชีสำเร็จรูป   Software ERP หรือ เก็บใน excel ก็ตาม

ความถูกต้อง  การบริหารจัดสรรข้อมูล ให้พร้อมใช้ ทำประโยชน์กับฝ่ายต่างๆ  เช่นกับฝ่ายการเงิน  ออกบิลเก็บเงินได้ไว ได้ถูกต้อง ไม่ต้องกลับมาออกใหม่ เพราะใช้ที่อยู่ผิด  สามารถติดต่อคนในองค์กรลูกค้า ได้แผนกที่เกี่ยวข้อง
ปริมาณที่ใช้งานจริง  คือแค่ไหน  มีข้อมูลสินค้าอยู่ 20,000 รหัส  แต่ที่ active ใช้จริงอาจเป็นแค่ 5,000 รหัสก็ได้
ปริมาณที่ไม่ใช้แล้ว  จาก 20,00 รหัส อาจมีสินค้าที่เลิกขายแล้ว  ไม่ใช้อีกแล้ว เป็นพันรหัสก็ได้  แล้วใครเป็นผู้ดูแล คัดจัดแยก ระบุ  เพื่อผู้ทำงานจะได้ไม่ต้องไปยุ่งกับพวกนี้  เป็นงานที่ต้องมีกำหนดให้ตรวจสอบและจัดการอย่างสม่ำเสมอ  สามารถกำหนดให้เป็น KPI ของผู้มีหน้าที่ดูแล ฐานข้อมูลสินค้าได้นะคะ หากพบว่าไม่มีการจัดการระบุ ให้หักคะแนน รหัสละ X คะแนน สะสมไปทั้งปี                                                                                       ที่ไม่รู้ว่าคืออะไร  เกิดจากการส่งมอบงานต่อๆกันมา ไม่เคยมีใครกล้าพอจะจัดการกับรหัสสินค้า หรือลูกค้า ที่ไม่มีความเคลื่อนไหว  ก็คามันไว้อย่างนั้น ในฐานข้อมูล
ที่ซ้ำเป็นขยะคอยป่วนคนทำงาน  นี่ก็เกิดจากการที่คนมาทำงานใหม่ ไม่รู้จัก ไม่มีอะไรให้ศึกษาเกี่ยวกับข้อมูลเดิม  เมื่อเกิดรายการขึ้น แล้วหาไม่จากฐานเก่าไม่เจอก็ตั้งขึ้นมาใหม่  เกิดขึ้นง่ายกับการตั้งลูกค้าคนเดิมขึ้นมาใหม่  ทั้งนี้ เพราะระบบรับ order ของพนักงานขาย ไม่ได้ต้องบันทึกในระบบ Software นั้น  พอคนที่ต้องแจ้งหนี้ ออกบิลขาย มาใหม่ หรือเกิดรายการกับลูกค้าที่เก่ามากๆ หรือชื่ออาจเปลี่ยนไป เช่น กลายเป็น บริษัทมหาชนไป ก็หาจากฐานข้อมูลเดิมไม่เจอ เช่นนี้ ทำให้ฐานข้อมูล นำไปทำประโยชน์ต่อกับการวิเคราะห์ การตลาดได้ยาก

 

ปัญหาข้างต้นนั้น มีผลอย่างไรกับการทำงาน?

  1. คนทำงาน บันทึก  ต้องฝ่าฟันกับข้อมูลขยะทำให้เสียเวลา ทำงานไม่รวดเร็ว  ทำโดยต้องรู้เองจากความคุ้นเคยกับข้อมูล  ไม่สามารถสอนงานให้คนอื่นทำแทนได้โดยง่าย  หรือคนอื่นทำแทนได้ไม่ดี  มีโอกาสผิดพลาดสูง  หากปล่อยให้ผื้ทำงานว่ากันไปเอง  ไม่นานฐานข้อมูลก็จะเริ่มมีขยะมากมาย  คนทำงานอาจรู้สึกว่า โปรแกรมไม่ดี  เพราะแยกแยะไม่ออกว่า อะไรคือตัวโปรแกรม software อะไรคือข้อมูลในโปรแกรม  ที่ส่งผลต่อการทำงานกันแน่  ยิ่งถ้ามีปัญหาด้าน network system ด้วย  ลูกค้ายิ่งต้องพึ่งการตรวจสอบปัญหาจาก software house มากขึ้น
  2. ข้อมูลอันมีค่า ไม่ถูกนำไปทำประโยชน์อื่นๆ

เป็นประเด็นที่คนไม่ได้นึกถึงจริงๆนะ  มีผลให้คนทำงาน อาจเบื่อหน่ายกับงานประจำตรงหน้าได้ เพราะต้องมันไม่ง่าย ไม่ simple เท่าที่ควรจะเป็น  นี่ยังไม่นับค่าเสียโอกาสจากการใช้ข้อมูลต่อยอดทางการค้า การตลาด การสร้างสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าอีกด้วย

 

เราจะทราบได้อย่างไรว่า ฐานข้อมูลของเราไม่เรียบร้อย  มีขยะมาก

ต้องหมั่นตรวจสอบทุกๆ 6 เดือนเริ่มตั้งแต่หลักการกว้างๆ ก่อน เช่น การจัดกลุ่ม ประเภท แล้วค่อยมาดูว่ารายละเอียดที่มีถูกต้องไหมจากการที่มีความชัดเจนในเป้าประสงค์  การแยกแยะข้อมูล ในการกำหนด กลุ่ม ประเภท ซึ่งต้องมีที่มาจาก ความคิดว่า แล้วจะแยกไปทำไม

 

จะใช้หลักการอย่างไรพิจารณาว่ามันถูกต้องหรือไม่ ข้อมูลก็เป็นข้อมูลที่พนักงานใช้อยู่เป็นประจำทุกวัน?

เป็นความสงสัยที่ดีมาก ไม่ค่อยมีลูกค้าถามเช่นนี้  อาจเป็นเพราะคนไทย ไม่ค่อยกล้าแสดงออกถึงความสงสัยที่เกิดขึ้นในใจมักเจอว่า “แล้วจะกลับไปตรวจสอบดู” แล้วก็หายไป 10 วัน  จนเป็น 1 เดือน เพราะไม่ทราบว่าจะมีขั้นตอนการทบทวนอย่างไรดี  สุดท้ายก็เอาข้อมูลเก่าทั้งก้อนนั้นแหละ โยนเข้ามาใน Software ที่จะขึ้นงานใหม่  หรือใช้ software อยู่แล้วก็ใช้กันต่อไป

เริ่มต้นให้ถามกันเองว่า  ข้อมูลลูกค้าที่มีอยู่นั้น เคยเอาไปทำประโยชน์อื่นใดไหม  นอกจากออกบิล เก็บเงิน  คนการเงินก็จะบอกว่า “ไม่เคย”
หันไปถามคนการตลาด ว่าจะสามารถนำข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้านี้ไปทำประโยชน์อะไรได้บ้าง  หรือเคยเอาไปทำอะไรที่เกี่ยวกับการตลาดไหม  ฝ่ายจัดส่งของต้องมีการ make note ใส่ในกระดาษเวลานัดหมาย หรือส่งของ  ก็แปลว่าข้อมูลที่อาจสำคัญไม่เคยถูกบันทึกเพิ่มเข้าไปในระบบเลย ซึ่งแปลว่า หากเปลี่ยนคนทำงาน  คนใหม่ก็จะต้องเริ่มเก็บข้อมูลเหล่านั้นใหม่ หรือไม่ก็มีโอกาสในการเกิดความผิดพลาดต่อการทำงานได้

 

โดย คุณเจนจิรา ประยูรรัตน์
ออกอากาศวันที่ 26/4/2016 ในรายการ Software Sharing ทางวิทยุคลื่นความคิด 96.5 FM (ครั้งที่ 17)
Copyright by Double Pine Co., Ltd.

 

Related Post
X
X